1/ 축하한다. 새롭게 CEO로 임명이 되었다. 이제 새롭게 전략을 만들고, C-레벨을 채용하고, 조직 문화에 변화를 불러 일으켜야 한다. 하지만, 조직 내 기능들을 더 순조롭게 흐르게 만들기 위해서는 ‘비서’ 이상의 역할이 필요하다. 이제 Chief of Staff (CoS)를 고려할 때가 되었다.

2/ CoS 역할이 낯설게 느껴진다. 하지만, CoS는 로마 시대부터 존재했다. 로마의 정치인 키케로에게는 티로라는 CoS가 있었다. 티로는 비록 노예신분이었지만, 키케로의 비서이자 재무감독관, 정치 전략가의 역할을 수행했다. 루이 알렉상드르 베르티에는 나폴레옹의 참모총장으로서 CoS의 역할을 수행했다. 조지 워시턴 대통령에게도 알렉산더 해밀턴이라는 CoS가 존재했다. 해밀턴은 미국 10달러 화폐의 주인공이기도 하다. 이들 모두는 비서라기보다는 측근에서 조언을 하고, 면밀하게 전략적 아젠다를 다루고, 나중에는 리더의 동지가 된 경우이다.

3/ 현대 기업에서도 CoS는 보다 광범위하게 활용되고 있다. 2015년 미국 내 조사 결과에 따르면, 68,000명이 군대/정부를 제외한 조직에서 CoS 직책을 가지고 있었고, 대부분 대기업 소속이었다. CoS는 2년 기한의 순환보직인 경우가 많았고, 그렇지 않은 경우에는 보통 5년 정도의 재임 기간을 보이고 있었다.

4/ CoS가 광범위하게 퍼진 이유는 그 역할이 더 중요해지고 있기 때문이다. 크게 5가지의 역할을 수행한다.
— a) 조직 내 주요 임원진간 ‘관제사’
— b) 주요 업무를 연결시켜주는 ‘가교’
— c) 리더십팀과 전체 조직의 간극을 줄여주는 ‘소통가’
— d) 사내 정치와 거리가 있는 ‘정직한 조언자’
— e) 리더가 맘 터놓고 얘기할 수 있는 ‘동지’

5/ 만약 CEO가 다음의 상황에 처해 있다면, CoS 직책 신설을 고려해보자.
— a) 제일 중요한 최상위 아젠다에 충분한 시간을 쏟고 있는지, 아니면 덜 중요한 일에 시간을 쏟으면서 좌절을 느끼고 있는지?
— b) 미래 기회를 고민할 수 있게 캘린더에 충분히 빈 공간이 있는지, 아니면 이미 일어난 일을 해결하는데 시간을 쓰느라 여유가 없는지?
— c) 의사결정을 내릴 때 충분한 정보들을 모두 획득하고 있는지, 아니면 중요한 정보를 나중에 알고 놀라는 일이 빈번한지?
— d) 중요한 미팅에 충분히 준비되어 있지 못하다고 느끼는 경우가 많은지, 실행하기 전에 충분한 정보를 얻고 있다고 느끼는지?
— e) 심각한 피해가 발생하기 전에 문제가 미리 파악되고 있는지? 문제가 터졌을 때 임원진들이 충분한 준비가 되고 있다고 느껴지는지?
— f) 조직간에 보이지 않는 사일로가 심화되고 있지 않은지?
— g) 업무 지시나 데이터 요청을 했을 때 바로 처리되는지? 조직에서 요청사항이 잘 실행 될 것이라는 확신이 있는지?

6/ 다만, CoS는 역할 범위에 따라 3단계로 구분된다는 점을 명심하고, 어떤 단계로 CoS 역할을 규정할지 사전에 명확하게 고민해야 한다.
— 1단계) 비서보다 역할 범위가 확대되는 경우다. CEO의 니즈가 스케쥴링에 주로 국한되어 있을 때의 역할 범위이다. CEO가 제일 중요한 우선순위 업무에 집중하도록 도와준다.
— 2단계) 중요한 프로젝트를 관리하기 위한 PM 역할을 수행하기도 한다. CEO가 중요하게 생각하는 프로젝트에 도움이 필요할 때 CoS를 활용하기도 한다.
— 3단계) CEO가 불확실한 외부 상황에 대처할 수 있도록 도와주는 조언가이자 동지의 역할이다.

7/ CoS 직책을 신설할 경우, 조직 내 명확하게 이 직책이 왜 필요한지 소통해야 한다. 다른 C-레벨에게도 왜 CoS가 필요한지를 이해시키는 과정이 선행되어야 한다. 그렇지 않을 경우, 오히려 CoS가 신설되면서 혼선이 가중될 수도 있다. 지위, 권력, 접근은 언제나 민감한 문제임을 인지하고, 신중하게 조정되어야 한다.
— 1) CoS 신설 후, 기존에 하던 방식에서 벗어나 새로운 방식으로 일을 할 수 있는가? 만약 그렇지 않다면, 오히려 잡음만 커지게 된다.
— 2) CoS와 CEO간 서로 편하게 피드백을 주고 받을 수 있는 관계가 될 것인가? 상호간에 신뢰가 전제되어야 업무 성과가 높아질 수 있다.

8/ 이래저래 복잡한 조직을 이끌기 위해서는 도움이 필요하다. ‘무엇을 할 것인가’로 삶의 여정을 채우기 전에, ‘누구와 함께 그 여정을 갈 것인가’를 고민해보자. CoS는 그 답 중 하나이다.

<Dan Ciampa, “The Case for a Chief of Staff“, Harvard Business Review (May–June 2020)>